eSandig

eSandig təşkilatın arxiv fondunun yaradılmasından sənədlərin məhvinə və ya təhvilinə qədər bütün həyat dövrünü əhatə edən Elektron Arxiv İdarəetmə Sistemidir. Arxiv fondu Fond, Siyahı, İş və Sənəd səviyyələrində strukturlaşdırılır, nomenklatura və saxlanma müddətləri mərkəzləşdirilmiş soraqçalar əsasında idarə olunur. Hər sənəd üçün elektron kart yaradılır: arxiv nömrəsi, sənəd üzərindəki nömrələr, növ, kateqoriya, tarix, məxfilik səviyyəsi, açar sözlər, fayl versiyaları və sənədlərarası əlaqələr bir yerdə saxlanılır. Fiziki arxiv sistemdə bina və ya otaq, şkaf, rəf, qutu və saxlama vahidi (iş) səviyyələrindən ibarət iyerarxiya şəklində modelləşdirilir. Hər saxlanma yeri və saxlama vahidi üçün QR və barkod etiketləri generasiya olunur. Sənədlərin yerləşdirilməsi skaner, mobil kamera və ya manual qaydada aparılır. İnventarizasiya üçün sistemdə inventarizasiya qeydi yaradılır, saxlama vahidləri skaner ilə oxunaraq inventarizasiya edilir və nəticələr tarixçə ilə saxlanılır. Beləliklə, sənədin fiziki olaraq harada olduğu, kimə və nə vaxt verildiyi, elektron surətinin mövcudluğu bir baxışla görünür. Skan edilmiş sənədlər OCR (optik simvol tanıma) vasitəsilə mətnə çevrilir və axtarıla bilən hala gətirilir. Süni intellekt alətləri sənədlərin məzmununu analiz edərək avtomatik icmal, açar sözlər və təsnifat təklif edir, məxfi məlumatları aşkarlayıb maskalayır. AI nəticələri yalnız məsul istifadəçi tərəfindən təsdiqləndikdən sonra sənəd kartına tətbiq olunur, bu da avtomatlaşdırma ilə nəzarət arasında tarazlığı təmin edir. Sənədlərə baxış, yükləmə və fiziki istifadə üçün müraciətlər rol əsaslı təsdiq axınından keçir, müddətli icazələr verilir, fiziki istifadəyə verilmiş sənədlərin qaytarılması nəzarətdə saxlanılır və gecikmələr barədə avtomatik bildirişlər göndərilir. Saxlanma müddəti bitən sənədlər avtomatik aşkarlanaraq ekspertizaya yönləndirilir, ekspertiza qərarları və məhv aktları sistemdə qeydə alınır. Çoxkriteriyalı axtarış, hazır hesabatlar və Excel ixracı idarəetmə qərarlarını dəstəkləyir. MEIS ilə tək giriş, rol və modul əsaslı icazələr və dəyişdirilməz audit jurnalı sistemin təhlükəsiz və şəffaf istismarını təmin edir. Sistem Azərbaycan dilində, açıq və qaranlıq tema ilə, mobil cihazlara uyğun veb interfeysə malikdir.